通知公告

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关于做好2017年文件材料立卷归档工作的通知

时间:2017-04-06  信息来源:党委(院长)办公室   点击: 次

各单位、各部门:

为顺利完成2016年度文件材料立卷归档工作,现将有关事项通知如下:

(一)文件材料立卷归档范围

凡是在2016年学校党群、行政、教学、科研、产品、外事、基建、资产设备管理、财务会计、出版发行等各项工作及活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体、实物等不同形式的历史记录均属归档范畴,其中包括山东省省委第十二巡视组专项巡视学校所产生的相关文件资料;往年应归档但尚未归档的文件材料;电子档案与纸质档案同步归档,同时提供电子版与纸质的卷内目录。

各单位应归档的文件材料具体范围参见《济宁学院档案管理制度汇编》。

(二)立卷归档时限

2016年的文件材料集中归档时间为4月13日至4月25日,学籍档案可推迟到6月30日。请各单位抓紧时间做好立卷归档工作。

(三)立卷归档要求

按照档案管理相应的法律、法规及行业标准规范,我校继续实行部门预立卷制度。各单位的兼职档案员负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档工作,并对立卷归档文件材料的完整性、准确性、及时性负责。

卷内目录一律采用宋体小四号字、题名加粗、A4纸打印。纸质及电子档案移交时需同时提供档案移交目录两份,由分管档案工作的领导签字并加盖单位公章。表格由档案馆网站首页《下载中心》栏目选取。

各院系对学籍材料审核无误、加盖公章后移交;结业学生信息应在学籍上有所标注,待毕业时补交相应的证明材料,以保证学籍档案的真实完整。

立卷归档的具体要求请参见《济宁学院档案管理制度汇编》。

(四)其他事项

在立卷归档过程中,如遇业务问题请与档案馆相关人员联系,档案馆负责业务指导。联系电话:3196072;办公室:行政楼A109。

                                                                                        档案馆

                                                                                     2017年4月6日

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